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Nachdem Sie nun gelernt haben wie ein Workspace funktioniert und wie Sie ihn konfigurieren müssen, wird es jetzt Zeit einmal einen möglichen Workflow aufzuzeigen.
In einem Workflow sollte es Benutzer mit verschiedenen Funktionen geben, die sich jeweils verschiedenen Stadien des Inhaltslebenszyklus teilen.
An Anfang steht der Ersteller des Inhaltes. Diese Funktion haben alle Mitglieder eines Workspaces. Nach den Erstellern kommen die Reviewer, also die Mitglieder die Inhalte der Ersteller editieren und korrigieren dürfen. Trotzdem Reviewer Inhalte verändern dürfen, können sie die Inhalte jedoch nicht publizieren. Das Publizieren der Inhalte bleibt dem Eigentümer des Workspaces vorbehalten.
Aus obigem Zusammenhang ergeben sich mindestens zwei Gruppen, die hier WS-CREATOR (die Inhalte neu erstellen), WS-REVIEWER (die Reviewer) und der Besitzer des Workspaces ws-owner. Der Besitzer ist keine Gruppe, da ein Workspace nur einen oder mehrere Benutzer als Eigentümer zulässt, aber keine Gruppen.
Um den Zugriffsrechten (wie im Kapitel „Zugriffrechte“) gerecht zu werden, muss noch eine Gruppe WS-RIGHTS erstellt werden die den Gruppen WS-CREATOR und WS-REVIEWER als eine Untergruppe (Sub group) zugewiesen wird.
Um sich mit den entsprechenden Funktionalitäten am Backend anmelden zu können, erstellen Sie nun für die Gruppen WS-CREATOR und WS-REVIEWER je einen Benutzer. Fügen Sie der Gruppe WS-CREATOR den Benutzer ws-creator hinzu, der Gruppe WS-REVIEWER den Benutzer ws-reviewer. Erstellen Sie abschliessend den Besitzer des Workspaces ws-owner. So möglich weisen Sie allen Benutzern eine gültige Emailadresse zu, so dass Sie auch die Emailbenachrichtigungen erhalten.
Weisen Sie nun die Gruppe WS-RIGHTS als Besitzergruppe dem Seitenbaum zu, wie im Kapitel „Zugriffrechte“ gezeigt.
Einen neuen Workspace erstellen Sie wie im Kapitel “Einen neuen Workspace anlegen” besschrieben. Geben Sie als Name hier DEMO an. Weisen Sie die Benutzergruppe WS-CREATOR als Member zu, die Gruppe WS-REVIEWER als Reviewer zu. Als Owner weisen Sie den Benutzer ws-owner zu. Alle anderen Einstellungen können dem Beispiel des Kapitel “Einen neuen Workspace anlegen” entnommen werden.
Der Ablauf im Inhaltslebenszyklus ist nun folgender. Benutzer ws-creator meldet sich am Backend an. Da er zum LIVE- und DRAFT-Workspace keinen Zugriff hat, ist der DEMO-Workspace bereits selektiert, was rechts unten in der Workspaceauswahl zu sehen ist.
Legen Sie nun nach Belieben neue Seiten und Inhaltselemente an und wechseln Sie anschliessend in den Workspace-Manager (Menü: Benutzer / Workspace). Sie finden eine Liste von neuen Einträgen vor, welche alle samt die Stufe Editing haben. Klicken Sie auf den Aufwärtspfeil rechts von Editing, geben Sie in das erscheinende Eingabefenster eine Information ein (z.B. “Bitte überprüfen”) und bestätigen Sie mit OK. Das entsprechende Element hat nun die Stufe Review. Melden Sie sich am Backend ab.
Um die neuen Elemente überprüfen und zur Freigabe vorschlagen zu können, melden Sie sich als ws-review am Backend an. Sie können sogleich den Workspace-Manager starten und werden dort die zu überprüfenden Elemenete vorfinden. Sie können die Elemente begutachten und ändern indem Sie bei dem jeweiligen Element auf das Stiftsymbol klicken. Haben Sie alle Änderungen vorgenommen reichen Sie diese zur Freigabe an den Besitzer der Workspaces ws-owner weiter. Melden Sie sich am Backend ab.
Zur Freigabe der überprüften Elemente melden Sie sich als ws-owner am Backend an und wechseln Sie in den Workspace-Manager. Als Besitzer können Sie die Inhaltselemente nun direkt freigeben, oder wiederum vorher editieren. Zusätzlich können Sie etwas tun, was auch der ws-review bereits hätte tun können. Sie können ein fragwürdiges Element auch zurrückweisen (Reject) indem Sie auf den Abwärtspfeil links vom aktuellen Status klicken. Dadurch wird das jeweilige Element oder eine ganze Seite wieder an den ws-creator/ws-reviewer zurück gegeben. Geben Sie das Element frei, benutzen Sie dazu die Schaltfläche mit dem Pfeil nach links (rechts neben dem aktuellen Status).
Alternativ kann der Besitzer den bereits freigegebenen Inhalt gegen den neuen Inhalt austauschen. Dies wird mit der nächsten Schaltfläche (Doppelpfeil links/rechts) vorgenommen. Anders als beim einfachen Freigeben, steht nun der bisherig freigegebene Inhalt im Workspace und kann editiert, sowie wiederum freigegeben oder ausgetauscht werden.
Alle verschiedenen Versionen der Inhalte können im Modul Versionierung nachvollzogen werden. Die Versionierung rufen Sie im Menü Web / Versionierung auf.
Die Versionierung bietet noch viele weiter Optionen und Funktionen, welche aber den Rahmen dieses Dokumentes sprengen würden.
Anmerkungen und Hinweise zu diesem Dokument können Sie gerne an die Emailadresse matthias_YYYY@contratec.de (ersetzen Sie YYYY durch die aktuelle Jahreszahl) senden.
Viel Erfolg beim Workspacen.
